SONIC Blog

08.09.2020 08:13 Uhr

Excel und VBA - Das Tape für die administrativen Prozesse!

Dominik Doubek


Jeder Heimwerker oder Outdoor-Fan kennt es – für die schnellen Reparaturen ein Stück Gewebetape und das Problem ist behoben. Auch im beruflichen Alltag ist eine schnelle Problemlösung gewünscht. Sobald Prozesse dokumentiert oder Auswertungen erstellt werden müssen, kommt eine Excel-Liste ins Spiel. So eine Liste bringt einige Vor- und Nachteile mit sich:

Im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen und Bemühungen in Richtung eines papierlosen Büros werden immer mehr Excel-Dokumente erstellt und miteinander geteilt. Genau da ist aber auch der Haken, die Mitarbeiter bekommen eine Vielzahl an Excel-Listen und müssen während ihres Tagesgeschäfts damit arbeiten. Dabei sind die wenigsten wirkliche Excel-Experten und wissen, wo sie welche Funktionen finden oder auf was sie beim Bearbeiten achten müssen. Diese Tatsache führt zu einer überwiegenden Abneigung gegenüber Excel. Auch bei dem Einsatz von Excel bei der Aufbereitung und Auswertung von Unternehmensdaten gilt es mit höchster Sorgfalt zu arbeiten, da sich schnell Fehler einschleichen können. Zusätzlich sind die Möglichkeiten zur Datenvisualisierung recht beschränkt.

Ausgehend von einer groben Planung müssen diese Ziele für alle Arbeitssysteme heruntergebrochen und detailliert werden. Kernfrage ist, welcher Detaillierungsgrad in der erstellten Planung benötigt wird, um Scheingenauigkeit zu vermeiden. Dafür muss im Vorfeld definiert werden, bis zu welcher Ebene eine Planung sinnvoll und effizient ist.

Es stellt sich als die Frage: Muss Excel aus Unternehmen verbannt werden?
Nein, natürlich nicht! Aber wie muss mit Excel im Unternehmen umgegangen werden?

Eingangs haben wir Excel mit Klebeband verglichen. Klebeband kommt immer dann zum Einsatz, wenn etwas schnell und einfach repariert werden muss. Anschließend wird das reparierte Provisorium in Ruhe analysiert und eine permanente Lösung geschaffen oder ein Ersatz besorgt. Genauso sollte man es auch im Unternehmen einsetzen. Lösen Sie ihre akuten Probleme ruhig mit einer Excel-Auswertung oder –liste. Vergessen Sie nur anschließend nicht diese Behelfslösung in einem standardisierten Prozess mit passender Software abzubilden. In unserer Softwareprojekte unterstützen wir unsere Kunden genau dabei. Wir stellen den Prozess in den Mittelpunkt, um dessen Anforderungen in einer Software abzubilden. Häufig sind dabei die existierenden Excel-Listen der perfekte Ausgangspunkt. Daran lässt sich gemeinsam eine prozessbasierte Software ableiten und ihr Tagesgeschäft wird optimal unterstützt. Ein Projekt ist für uns erfolgreich, wenn wir es mit dem Kunden gemeinsam schaffen, alle Excel-Listen, die für die Steuerung und Organisation des Tagesgeschäfts benötigt werden, überflüssig zu machen.

Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns Ihre Kernprozesse Excel-frei machen!

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