SONIC Blog

16.09.2019 19:26 Uhr

Was das E-Mail-Postfach über Kultur und Leistungsfähigkeit des Unternehmens verrät.

Lukas Weber


Egal ob New Work, neue Arbeitswelt oder Agile - glaubt man den unzähligen Fachbüchern und Beiträgen, stehen unserer Arbeit große Veränderungen bevor. Der Hype darum ist sogar so groß, dass US-Startups wie SLACK, die auf Technologien zu diesen neuen Formen der Zusammenarbeit setzen, mit dem 30-fachen des Jahresumsatzes bewertet werden. Die Angst einen Trend zu verpassen, scheint bei den Investoren sehr groß zu sein. Gleichzeitig bieten die neuen Formen der Zusammenarbeit das Potential zu großen Effizienzsteigerungen. E-Mails sind ein gutes Beispiel.

FW: AW: WL: AW: AW: AW: FW: WL: RE: WL: AW: Kundenanfrage

Die klassische E-Mail dürfte es zukünftig schwer haben. Zu exklusiv und zu wenig nachvollziehbar werden dort Informationen verteilt. Hinzu kommt die Flut an E-Mails, die ohne Priorisierung das Smartphone permanent vibrieren lassen. Im Dschungel aus Statusberichten, cc-E-Mails, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Newsletter, Genehmigungsworkflows müssen mühevoll wichtige E-Mails von Geschäftspartnern herausgefiltert werden. Solche scheinbar sinnlosen Tätigkeiten werden heute auch gerne als bulls#!%t bezeichnet. Der Begriff ist sicher etwas provokant, allerdings beschreibt er treffend, was im Lean Management als Verschwendung bezeichnet wird.

Darunter fällt auch die E-Mail-Inflation, da sie wirksames Arbeiten verhindert. Besonders kritisch ist es, wenn das Tagesgeschäft per E-Mail gesteuert wird. Standardisierung und Transparenz sind so nicht gegeben. Informationen werden pauschal nach dem Push-Prinzip verteilt. Wohingegen das Pull-Prinzip der Informationsbereitstellung - Information on Demand - deutlich vorteilhafter sein kann. Dort werden in definierten Strukturen und Abläufen Informationen bereitgestellt und Probleme eskaliert. Doch das ist nicht ohne Weiteres möglich. Allein ein neues Werkzeug wie Slack einzuführen, dürfte die Situation nicht verbessern. Vielmehr ist es notwendig, Unternehmenskultur und Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Der Clou dabei ist, dass Kultur, Prozesse und Technologie zusammenpassen müssen.

Wir empfehlen im Regelfall klein und in einem ausgewählten Bereich anzufangen. Doch zunächst sind Rückendeckung der Führungskräfte und Offenheit der Beteiligten erforderlich. Wurde dann die erste 80%-Lösung konzipiert und schnell implementiert, sind die ersten Tage der Pilotierung entscheidend. Schnelle Anpassungen zur Verbesserung von Usability und Informationsbereitstellung sind der Schlüssel für die Akzeptanz der Beteiligten. Anschließend stehen Standardisierung und der Übertrag auf andere Bereiche an. Denn nichts besseres, als begeisterte Mitarbeiter, die die Kollegen von der neuen Arbeitsweise überzeugen. Damit gewinnt auch die E-Mail wieder mehr an Bedeutung. Es gibt weniger Bulls#!%t-E-Mails und das Postfach kann für wichtige Dinge genutzt werden.

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